Budgetbewaking – rapportage Wethouder Buningstraat, Assen

 

In 1996 werden 15 huizen in de Wethouder Buningstraat in Assen door de Stichting Wethouder Buningstraat aangekocht. De stichting was opgezet door de bewoners van de huizen. Deze stichting verhuurt de woningen weer aan de bewoners die zich hebben verenigd in een bewonersvereniging. De huizen waren voordien van een woningbouwvereniging die de huizen wilde slopen wegens vochtproblemen en de slechte staat van onderhoud. Renovatie zou meer kosten en meer mogelijkheden bieden dan sloop en nieuwbouw.

De stichting verhuurde na aankoop de huizen aan de bewoners, die zelf de renovatie ter hand namen begeleid door Stichting Paradox. In november 1996 werd door Stichting Paradox en de technische commissie van de S.W.B. een plan van aanpak voor de renovatie gepresenteerd. Dit plan omvatte een beschrijving van de werkwijze (de planning, coördinatie, begeleiding, kwaliteits­eisen) en een uitgebreide beschrijving van de werkzaamheden in de diverse woningen (hier niet opgenomen) en begroting.

 

Aangezien de renovatie vijf jaar zou duren en een behoorlijk aantal onvoorspelbare factoren kende, was budgetbewaking essentieel.

In de boekhouding werd een groot aantal posten gecreëerd om de uitgaven voor verbouw te controleren. Deze posten kwamen grofweg overeen met de posten in de begroting van de renovatie. Na afronding van de verbouwing zou de boekhouding geheel nieuw worden opgezet om deze “vervuiling” weer kwijt te raken.

Jaarlijks vond er, aan de hand van de boekhouding en de begroting van de renovatie een rapportage plaats om het stichtingsbestuur, de bewoners en de bank inzicht te geven in de voortgang en kosten van het project. Deze rapportage is een voorbeeld van hoe inzicht verschaft kan worden in de financiële ontwikkeling van een renovatie.

 

 

 

 

Rapportage budgetbewaking  1997 m.b.t. Renovatie Wethouder Buningstraat, Assen

 

Nijmegen, 1-5-98

 

Beste mensen,

Hierbij de vergelijking van de begroting zoals die is opgenomen in het plan van aanpak en de

cijfers zoals die uit het financieel jaarverslag 1996 en 1997 naar voren komen.

 

Uiteraard zijn deze cijfers een inschatting. De bouw is een proces waarin telkens stappen gezet

worden en het is vaak moeilijk om te bepalen op welk punt het proces zich precies bevindt.

Daarnaast is er een voorraad aan materialen. Niet alle materialen die zijn ingekocht zijn dus

verwerkt.

 

Bij deze vergelijking ben ik uitgegaan van het werk dat is afgerond. Hiervan heb ik de in het plan

van aanpak begrote kosten op een rijtje gezet. Niet van w­erk dat gedeeltelijk is verricht.

Allereerst zal ik de onderdelen vergelijken die afgerond zijn, vervolgens zal ik de onderdelen

bespreken die over langere termijn lopen.

Begroot       Reëel           Verschil

 

Dakwerk:                                     7748,-        3000,-         4748,-

C.V.’s (35-46-48)                       16450,-      25306,-       -8856,-

Tonzon-begeleiding                       1095,-        950,-           145,-

afvalkosten                                   1000,-        4704,-         -3704,-

subtotaal                             26293,-      33960         -7667,-

 

nr. 24 (materiaal):                         1578,-

nr. 26 (materiaal):                         2910,-

nr. 28 (materiaal):                         1573,-

nr. 34 (materiaal):                         2060,-

nr. 40 (materiaal):                         1175,-

ramen & glas:                               1939,-

Totaal materiaal:                           11235,-      19155,-       -7920,-

 

Totaal                                           37528,-      53115,-       -15587,-

 

Het dakwerk is ruim binnen de begroting gebleven. Dit komt doordat het houtwerk onder de

daken niet vervangen hoefde te worden en de al aanwezige randafwerking hergebruikt is.

 

Het budget voor het plaatsen van de CV’s is ver overschreden. Dat komt doordat de Techni­sche

Commissie, toen het plan van aanpak werd uitgewerkt, koos voor het gebruik van 2e hands ketels

(die al aanwezig waren), 2e hands radiatoren en het deels leggen van de leiding­en

in zelfwerkzaamheid. Er is echter nieuw materiaal aangeschaft en de werkzaamheden zijn uitbesteed.

Dat het daarmee zwaar over het budget heen schiet mag daarom geen verwondering wekken.

 

De begeleiding bij het plaatsen van Tonzon-isolatiefolie is binnen het budget gebleven.

 

De post voor afvalkosten is eveneens zwaar overschreden. Dit komt deels doordat de huizen

met huiszwam verder uitgegraven moesten worden, deels doordat een aantal kelders verder

uitgegraven moesten worden. Bij het opstellen van het plan van aanpak zijn we er van uit

gegaan dat het meeste afval als ‘privé’-afval met kleine hoeveelheden naar de stort gebracht

zou kunnen worden. Dit is amper gedaan.

Daar komt bij dat een flink deel van de afvalpost veroorzaakt is door het, overigens zeer terechte,

opruimen van tuinen en de omliggende groenvoorzieningen, het neerhalen van schuurtjes e.d..

Bij het opstellen van het plan van aanpak is er echter niet van uitgegaan dat dit onderdeel van de

Renovatie uit zou maken. Voor mijn gevoel horen deze kosten niet bij de verbouwkosten thuis.

 

De materiaalkosten zijn eveneens hoger dan begroot. Hier zijn echter een paar kanttekeningen

bij te plaatsen.

Allereerst het huiszwamverhaal. Het aanpakken van de huiszwam en het herstellen van de schade

heeft zeker fl. 6.000,- extra aan materiaalkosten met zich meegebracht. Dit is echter niet precies

te berekenen. Deze extra kosten zijn opgenomen in de fl. 19.155,- materiaalkosten. Met evenveel

recht zou een bedrag van fl. 6.000,- afgetrokken kunnen worden van de post onvoorzien.

 

Met het schilderwerk en de windveren is een begin gemaakt. Ook hieraan is inmiddels minimaal

fl. 1500,- besteed. Aangezien het werk gedeeltelijk is verricht, heb ik dit niet apart opgenomen.

Deze materiaalkosten zitten ook in de genoemde fl. 19.155,-.

Als ik deze bedragen niet mee zou nemen ligt het budget voor materiaalkosten goed op schema.

Al met al zijn de onderdelen die tot nu toe zijn afgerond fl. 15.587,- over het budget heen

ge­schoten. Duidelijk is dat dit voornamelijk veroorzaakt wordt door de andere keuze m.b.t. de

C.V.’s en de meerkosten aan materiaal door de huiszwam.

 

Vervolgens de onderdelen die langer lopen:

 

Begroot       Besteed       Resteert      %Besteed            

 

Schilderwerk begeleiding:    15054,-      4510,-         10544,-      30%

projectbegeleiding:                        17696,-      4890,-         12806,-      27,6%

 

Onvoorzien:                                 

huiszwambestrijding (renofors)                         14041,-

vergoeding werkzaamheden                   3250,-

overige verbouwkosten                                    4219,-

gereedschappen                                              8703,-

 

Totaal onvoorzien                         46009,-      30213,-       15.796,-     65,7%

 

Het schilderwerk is in de zomer van 1997 een week intensief begeleid. Ik denk dat dit de

komende zomer nogmaals nodig is, waarna de begeleiding en de inspectie van het schilder­werk

langzamerhand minder kan worden.

Budgettair zouden we dan met deze begeleiding mooi op schema liggen.

 

Van het begrote bedrag voor de projectbegeleiding is in 1996 en 1997 bijna 28% gebruikt.

Aangezien dit inclusief de voorbereiding en het uitwerken van het plan van aanpak is, ligt dit

voor mijn gevoel mooi op schema.

 

Het uitbesteden van het injecteerwerk bij de huiszwambestijding was onoverkomelijk.

Het probleem zit meer in de overige kosten die ik onder de post onvoorzien moest plaatsen.

Vergoeding voor werkzaamheden van vrijwilligers was in het plan van aanpak niet begroot.

Pas in een later stadium is door de vereniging/stichting besloten vrijwilligers vergoeding uit te

keren.

 

De overige verbouwkosten bestaan voor 90% uit kosten voor gas, water en licht in de panden die tijdens het renoveren niet in gebruik waren. Dit was niet begroot omdat we er bij het schrijven van het plan van aanpak van uit gingen dat de panden ook tijdens het renoveren in gebruik cq. verhuurd zouden blijven. Deze post is bovendien uit de klauwen gelopen doordat het aanpakken van huizen in vrijwel alle gevallen langer dan noodzakelijk heeft geduurd. Daarnaast zijn de meterstanden niet opgenomen op het moment van vertrek van de bewoner en het moment dat de bewoner terugkwam of er een ander in kwam. Voor zover dat wel is gebeurd op het moment van vertrek, is er later niets mee gedaan (nr.34). Ik denk dat de stichting hierdoor een behoorlijk bedrag aan teruggave is misgelopen.

 

Het plan van aanpak is er vanuit gegaan dat een deeltje van de post onvoorzien gebruikt zou worden voor de aanschaf en het huren van gereedschap. Dat is bewust zo gedaan omdat niet duidelijk was in hoeverre er gereedschap aangeschaft zou moeten worden of bewoners hun gereedschappen ter beschikking zouden willen stellen.

 

Deze post is hoger geworden dan ik voor mogelijk had gehouden. Dat komt enerzijds door de diefstal van gereedschap ter waarde van tussen de fl. 2000,- en fl. 3000,-. Dit moest opnieuw worden aangeschaft. Daarnaast is vrijwel al het gereedschap nieuw gekocht terwijl er in eerste instantie vanuit werd gegaan dat ook bewoners gereedschap ter beschikking zouden stellen en ontbrekend handgereedschap 2e hands aangeschaft zou worden.

 

Voor iedereen zal duidelijk zijn dat de post onvoorzien, die 10% van het totale budget besloeg, zwaar onder druk is komen te staan. Sterker nog: van het budget onvoorzien resteert nog fl. 15.796,-. Als ik daar de tegenvallers bij de afgeronde onderdelen van aftrek (samen fl. 15.587,-), resteert er nog fl. 209,- onvoorzien. Niets dus.

 

Gelukkig is er meer gefinancierd dan volgens het plan van aanpak strikt noodzakelijk was. Het plan van aanpak ging uit van bijna fl. 253.000,- die, uitgaande van zo veel mogelijk zelfwerkzaamheid, nodig zou zijn voor de renovatie. Bij de financiering is hiervoor bijna fl. 381.000,- gereserveerd. Dat betekent dat het budget voor de verbouwing ruimer is en de overschrijding van het plan van aanpak geen directe ramp is.

 

Toch is er sprake van een verontrustende ontwikkeling.

Het mes snijdt namelijk aan twee kanten. Niet alleen is het budget overschreden, de huurinkomsten zijn door het lang leegstaan van panden eveneens tegengevallen. Die zijn ruim fl. 13.000,- lager dan begroot. Het maximale budget voor de verbouwing is daardoor gedaald tot fl. 365.000,-.

 

Wat me echter het meeste verontrust is dat er door de stichting en vereniging niet echt bewus­te keuzes worden gemaakt. Daarmee bedoel ik dat er bij het nemen van beslissingen over onderdelen van de renovatie niet gekeken wordt naar het budget dat daar voor staat of waar het budget daarvoor gevonden wordt.

 

Op termijn kan dit vette problemen opleveren. Zeker bij grotere beslissingen moet een afweging

Worden gemaakt tussen het budget, de offerte en de mogelijkheden van dat moment.

 

Het plan van aanpak is niet alleen een stuk dat bedoeld was om inzicht te krijgen, het is vooral

een stuk om de renovatie en het budget te blijven controleren en beheersen. Als dat niet consequent

gebeurt zal de renovatie vrijwel zeker financieel uit de klauwen lopen. Een beslissing om

meer geld uit te geven aan een onderdeel is geen probleem. Het moet alleen heel bewust gebeuren

aangezien het ten koste van de speelruimte gaat.

 

Kortom, ik wil nogmaals herhalen dat alles wat fundamenteler en consequenter aangepakt moet

worden. Ervaring en kennis moet doorgegeven worden. Dat geld niet alleen voor bouwkennis.

Ook het plan van aanpak en de beoogde manier van het aanpakken van d­e renovatie zullen aan

iedere ‘nieuwe generatie’ doorgegeven moeten worden. Anders lopen er binnenkort geen mensen

meer rond die weten hoe dingen tot stand zijn gekomen, wat afwe­gingen zijn en waar aan

gedacht moet worden. Dat is natuurlijk het recept voor een hoop ellende.

 

Groetjes namens Stichting Paradox, Kees Brinkman