Raamwerk v.o.f.

Begijnenstraat 34

6511 WP Nijmegen

024-3231708

www.raamwerk.org

VERBOUWINGEN

Deze brochure is bedoeld om je enigszins wegwijs te maken in de bouwwereld. Tijdens verbouwingen, vooral als die wat ingrijpender zijn, krijg je meestal te maken met een flink aantal bedrijven en ambtenaren. Als je als opdrachtgever bij een verbouwing betrokken raakt is het belangrijk om te weten wie waarop aanspreekbaar is.

Wil je dan ook nog in die verbouwing zelf het een en ander doen, dan is het helemaal belangrijk om goede afspraken te maken.

Dit is dus geen handleiding voor verbouwingen maar bedoeld om je een idee te geven van waar je allemaal aan moet denken. Goede begeleiding zal, ondanks de informatie die hier gebundeld is, vaak noodzakelijk blijven omdat iedere verbouwing anders is.

Nijmegen, 13-5-2002

Versie 3

Kees Brinkman

Tijdens een verbouwing is het heel belangrijk dat duidelijk is wie welke verantwoordelijkheid, rechten en plichten heeft. Vandaar dat meestal tijdens een verbouwing een hele duidelijke rolverdeling wordt gehanteerd.

De rolverdeling:

De opdrachtgever:

Dit ben je zelf (je woonvereniging, bedrijf, e.a.). Jij moet als opdrachtgever een duidelijke opdracht verstrekken en zorgen dat je tijdens de voorbereiding en verbouwing kan voldoen aan je betalingsverplichtingen.

De huurder(s-vereniging):

Het is ook mogelijk dat je als huurder of huurdersvereniging betrokken bent bij een verbouwing. Bijvoorbeeld in situaties waarbij het pand formeel eigendom is van een ander, maar je als huurder(s-vereniging) het pand huurt en in overleg met de eigenaar bepaald hoe en wat er verbouwd moet worden. Formeel gezien zal de huurder tijdens de verbouwing geen rol spelen, terwijl het in de praktijk vaak voorkomt dat de huurder samen met de formele eigenaar de rol van opdrachtgever vervult. In dat geval is het heel belangrijk dat de afspraken tussen huurders en eigenaar voor de verbouwing goed vastgelegd worden.
Zeker als de huurders praktisch tijdens de verbouwing een rol gaan spelen, bijvoorbeeld door zelfwerkzaamheid, is het belangrijk om vast te leggen wat er van de eigenaar en wat er van de huurder verwacht wordt, wie uiteindelijk wat bepaald, hoeveel de huur door zelfwerkzaamheid kan dalen en wie voor tegenvallers opdraait.

De architect:

Dit is in het algemeen de eerste die je een opdracht geeft. Meestal om te onderzoeken hoe iets verbeterd/verbouwd kan worden en om een indicatie te krijgen van de kosten, In dit zogenaamde haalbaarheidsonderzoek wordt aangegeven wat er moet gebeuren en wat de diverse onderdelen zullen kosten. Hierin kan je dan in overleg met de architect gaan veranderen of bezuinigen. Spreek van tevoren af hoeveel een dergelijk onderzoek mag kosten en wanneer (in welke fases) je betaalt.

In sommige gevallen, als je constructieve ingrepen wil doen, zal de architect een constructeur in moeten schakelen om zijn plannen te laten nakijken. Meestal krijg je van een constructeur apart een rekening.

Tijdens de bouw is de architect vaak degene die de directie voert. Dat wil zeggen dat hij onder andere de kwaliteit van het werk controleert en overleg met de aannemer/opdrachtgever voert. Vaak is hij ook degene die de budgetbewaking doet. Kortom, een architect kan, als je daarvoor kiest, de hele voorbereiding en uitvoering van een verbouwing leiden en je bij je rol als opdrachtgever gegeleiden.

Aannemer:

Op basis van de gegevens uit het haalbaarheidsonderzoek kun je zien of je plannen financieel haalbaar zijn en beslis je of je er een aannemer bij haalt. De aannemer vraag je op basis van het haalbaarheidsonderzoek een eerste (grove) begroting te maken.

Bij minder ingrijpende verbouwingen kun je uiteraard meteen een aannemer om een prijsopgaaf vragen. In dat geval zal de aannemer de plannen en tekeningen maken. Let dan wel op of voor de verbouwing toestemming van Bouw- en Woningtoezicht, de welstandscommissie of een andere instantie vereist is. In dat geval zullen er door de architect of aannemer wat verder uitgewerkte tekeningen en plannen gemaakt moeten worden.

Als je in aanmerking wilt komen voor subsidie-regelingen zullen de tekeningen vrijwel altijd door een architect gemaakt moeten worden.

De aannemersbegroting is in feite een offerte. Uiteraard kun je hier in overleg met aannemer en architect wederom in schrappen. Let dan wel op dat je geen dingen schrapt die bijvoorbeeld door de brandweer, bouw- en woningtoezicht of subsidiegevers verplicht gesteld zijn. Je architect hoort hiervan op de hoogte te zijn.

Onderaannemers:

Onderaannemers worden door de aannemer ingehuurd om een bepaald gedeelte van het werk te doen. Meestal zijn dit gespecialiseerde bedrijven als loodgieters, dakdekkers, elektriciens, stukadoors, enz. De aannemer is verantwoordelijk en aanspreekbaar voor het doen en laten van de onderaannemers en voor het werk dat ze leveren. In de praktijk is het vaak handig om (in eerste instantie via de aannemer) ook contact te onderhouden met sommige onderaannemers. In sommige gevallen, als de begroting van de onderaannemer voor je gevoel veel te hoog is, kun je met je aannemer bekijken of er geen goedkopere onderaannemer te vinden is en daarvoor voorstellen doen. Onderaannemers kunnen op uurbasis werken of op aangenomen basis aangetrokken worden. Een aannemer die z'n pappenheimers kent maakt hier per onderaannemer een keuze in. De een is gemiddeld op uurbasis goedkoper terwijl de ander op aangenomen basis aantrekkelijker is.

Als op basis van de eerste begroting, na eventuele bezuinigingen, de financiering rond te krijgen is, kun je het verbouwingspad definitief in slaan. Allereerst zal de architect de definitieve bouwtekeningen moeten maken en een bestek opstellen. Hiervoor teken je een overeenkomst met de architect. Architecten hebben meestal een standaardtarief gebaseerd op de zogenaamde SR 1988.

Al naar gelang de kosten van de verbouwing wordt een percentage over de bouwsom berekend. Naar mate de bouwkosten stijgen wordt dit percentage lager. Afhankelijk van de klus kan je een architect soms ook op uurbasis in de arm nemen.

De bouwtekeningen zijn zo precies mogelijke weergaven van de huidige situatie en de situatie die na verbouwing ontstaat. In het bestek wordt omschreven wat precies moet gebeuren, met welke materialen en soms op wat voor manier. Op basis van dit bestek maakt de aannemer zijn definitieve offerte.

Deze tekeningen en het bestek gaan naar:

Bouw- en Woningtoezicht:

De mensen van Bouw- en Woningtoezicht bekijken of de plannen voldoen aan de bouwvoorschriften. Op grond van die voorschriften stellen zij bepaalde eisen aan de materialen die gebruikt worden, de manier waarop de indeling gepland is, enz. Tijdens de bouw kan deze dienst 'toezicht' houden. Dat wil zeggen dat ze af en toe langs kunnen komen om te kijken of er volgens de door hen gegeven voorschriften gewerkt wordt. Ook bij het toekennen en uitkeren van gemeentelijke of landelijke subsidies heeft deze dienst een toezichthoudende functie. Afhankelijk van de subsidie die je aanvraagt verschillen de eisen waaraan je moet voldoen. Na afloop van de verbouwing kijken zij of alles aan de brandvoorschriften en voorschriften van bouw- en woningtoezicht voldoet. Is dat niet het geval dan kunnen ze je dwingen zaken te veranderen.

De brandweer:

De Brandweer krijgt de tekeningen en het bestek van Bouw- en Woningtoezicht en bekijkt of ze voldoen aan de brandvoorschriften. Zij geven bijvoorbeeld aan waar brandhaspels moeten komen, hoe dik deuren moeten zijn, wat voor sloten er op bepaalde plaatsen moeten en aan wat voor voorwaarden plafonds/ vloeren/ muren e.d. moeten voldoen.

Welstandscommissie:

Als er iets aan de buitenkant van je pand veranderd zal je daar vaak van de welstandscommissie toestemming voor moeten verkrijgen.

Nutsbedrijven:

Als je iets fundamenteels veranderd aan de gas/licht/water-installatie, bijvoorbeeld de meterkasten wilt verplaatsen of er nieuwe kasten nodig zijn, zal je ook over de plaatsing hiervan met de Nutsbedrijven moeten overleggen en toestemming voor de wijziging moeten krijgen.

Monumentenzorg:

Als je een monument wil verbouwen heb je daar eveneens toestemming van de afdeling monumentenzorg voor nodig.

Alleen de welstandscommissie is een papieren draak (die desondanks belangrijk is), de rest van deze instanties zie je tijdens de bouw meestal terug.

Over het algemeen zorgt de architect voor de goedkeuring van deze instanties en verwerkt hij de veranderingen die de diverse instanties hebben aangebracht in de tekeningen en het bestek. De aannemer verwerkt de veranderingen vervolgens in z'n offerte. Nu kan je de definitieve opdracht aan de aannemer geven.

Dat kan op twee manieren:

Aangenomen werk:

In het bestek staat precies omschreven wat er moet gebeuren. De aannemer neemt dit werk aan voor een bepaald bedrag, de aanneemsom.

Vaak gebeurt dit ook in de vorm van een wedstrijd tussen een aantal aannemers, de aanbesteding. In dat geval wordt een aantal, meestal drie, aannemers gevraagd om op basis van het bestek een prijs voor het gehele werk bekend te maken. Degene die met de laagste prijs komt krijgt de opdracht.

Aangezien het werk en de prijs daarvoor nu vastliggen komt het risico bij de aannemer te liggen. In het aanneemsom zit een winstmarge voor de aannemer, het risico van tegenvallers is ook voor zijn rekening. Het bedrag wat je overeenkomt is daardoor meestal hoger dan bij een:

Budgetverbouwing:

Bij een budgetverbouwing kom je met de aannemer een bedrag overeen, echter, tegenvallers komen voor rekening van de opdrachtgever. Heel belangrijk is het om overeen te komen dat de aannemer een wekelijkse rapportage geeft van de voortgang van het werk en de ontwikkeling van de kosten, vergeleken met het budget. Dan zie je namelijk langzamerhand of de kosten hoger worden dan de richtprijs en kun je nog op tijd ingrijpen door bijvoorbeeld bepaalde werkzaamheden te schrappen.

Een variant hierop is het aantrekken van een aannemer als uitvoerder. De uitvoerder is degene die op de bouw voor een aannemer de verbouwing coördineert, voor de tijdige aanvoer van materialen zorgt, enz. Kortom, degene die zorgt dat alles op de werkplek soepeltjes verloopt. Als de rol van de aannemer zich bij een budgetverbouwing beperkt tot het (formeel) inhuren van onderaannemers en het soepel laten verlopen van de verbouw is de term aannemer een groot woord. In dat geval kun je overeenkomen dat hij voor een bepaald bedrag per uur werkt (met een maximum bedrag/aantal uren) en dat hij een bonus krijgt als het werk eerder dan gepland klaar is en/of het aan het eind van de rit goedkoper uitvalt. Dat is een stimulans om ervoor te zorgen dat hij zijn werk zo goed mogelijk doet.

Of je beter kan kiezen voor aangenomen werk of een budgetverbouwing is moeilijk in het algemeen te beantwoorden. Het lijkt alsof aangenomen werk gunstiger is omdat je een beperkter risico loopt. Daar staat tegenover dat een budgetverbouwing de nodige financiële voordelen op kan leveren vergeleken met aangenomen werk. Het hangt echter vooral af van het soort werk en hoe groot de risico's van het oplopen van bepaalde kostenposten is. Per geval zal dus gekeken moeten worden wat de beste keuze is.

Met de aannemer teken je dus een overeenkomst (meestal de begroting, het bestek, enz). Een hoop dingen staan standaard in zo'n overeenkomst. Een aantal dingen die je zeker niet moet vergeten zijn:

Directievoering:

Wie tijdens de bouw de 'directie' voert. Daarmee ligt vast wie tijdens de bouw de aannemer in de gaten houdt, de voortgang van het werk controleert, met wie de aannemer moet overleggen als er meerwerk op komt duiken, enz. In gevallen waarin je zelf van dit soort dingen niet al te veel kaas gegeten hebt is dit meestal de architect. Uiteraard kun je met je architect of ander die de directie voert hier constant overleg over houden. Het voordeel van een deskundige directievoerder is dat de uitgaven en de voortgang gecontroleerd worden en dat de aannemer tijdens de bouw niet even snel aan je kan vragen of iets niet anders kan, waarbij later blijkt dat dat 'andere' bakken met geld kost of te veel ten koste gaat van de kwaliteit. Je hebt dan als opdrachtgever daarmee immers ingestemd.

Uiteraard kost zo'n deskundige directievoering ook geld, maar de ervaring leert dat goede directievoering, in combinatie met goede budgetbewaking de moeite (en het geld) vaak meer dan waard is.

Budgetbewaking:

Leg vast op welke manier de budgetbewaking gebeurt en op welke manier de aannemer daaraan mee moet werken. Budgetbewaking betekent de continue bewaking van de voortgang van het werk en de gemaakte kosten. Bij aangenomen werk liggen de prijs en de te verrichten werkzaamheden vast en is het vooral van belang eventuele stelposten, meerwerk, hogere kosten enz. te bewaken.

Bij een budgetverbouwing valt er veel meer te bewaken. De offerte van een aannemer geeft meestal een gedetailleerd inzicht in de materiaal- en arbeidskosten die voor een bepaald onderdeel van de bouw begroot zijn. Omdat het risico voor tegenvallers bij de opdrachtgever ligt moet op alle onderdelen consequent gecontroleerd worden of het werk binnen de begroting blijft. Dat betekent dat op ieder onderdeel de werkelijke materiaal- en loonkosten vergeleken moeten worden met de begrote kosten. Dat is minder simpel dan het klinkt omdat daarbij tevens op ieder onderdeel in de gaten gehouden moet worden in hoeverre de voortgang van het werk (en de inkoop) zich verhoud met de totale hoeveelheid werk (en benodigde materialen).

Goede budgetbewaking is essentieel om te voorkomen dat aan het eind van een verbouwing pas blijkt dat je budget overstegen is en je (in het uiterste geval) in de financiële problemen terecht komt. Als je tijdens de verbouwing signaleert dat de kosten oplopen kun je meestal nog bezuinigen terwijl dat achteraf niet meer mogelijk is.

Een addertje onder het gras is dat met een strikte budgetbewaking het tegen het eind van de verbouwing er vaker op lijkt dat je nog geld over hebt. De neiging bestaat dan om meer werk te laten uitvoeren of mooier af te werken dan eerst was begroot. Doe dat niet. In de praktijk blijkt dat in de afwerkingsfase vaak veel extra kosten opduiken, waardoor je alsnog boven je budget uit komt als je extra werk hebt laten doen of mooier afwerkt.

Meer- en Minderwerk:

Heel belangrijk is het om af te spreken hoe meer- en minderwerk (en hogere en lagere kosten) verrekend worden.

Meerwerk staat voor alles wat meer uitgevoerd wordt dan gepland was en waar de opdrachtgever voor opdraait. Dat meerwerk kan op twee manieren ontstaan:

- doordat tijdens de verbouwing iets opduikt dat niet in de plannen stond maar toch moet gebeuren;

- doordat de opdrachtgever wil dat er meer uitgevoerd wordt dan eerst gepland was.

Minderwerk kan eveneens op twee manieren ontstaan:

- doordat iets dat gepland was niet nodig blijkt te zijn;

- doordat je tijdens de verbouwing onderdelen die in de begroting waren opgenomen schrapt.

Hogere en lagere kosten:

Ook voor hogere en lagere kosten moet van tevoren afgesproken worden hoe die verrekend wordt. Hogere of lagere kosten kunnen ontstaan doordat er in de begroting van de aannemer een aantal stelposten zijn opgenomen. Dat wil zeggen dat het bedrag wat voor een bepaald werk wordt genoemd slechts een schatting is. Kost dat gedeelte van het werk meer dan komen de meerkosten voor rekening van de opdrachtgever. Valt dat gedeelte van het werk goedkoper uit dan het geschatte bedrag, dan komt dat ten goede van de opdrachtgever.

Een variant hierop zijn de verrekenbare hoeveelheden of verrekenposten. Als de omvang van een bepaalde klus vooraf niet bepaald kan worden wordt een schatting gemaakt (bijvoorbeeld in m2) en wordt een prijs per m2 afgesproken. Dit wordt dan later afgerekend op de feitelijk verwerkte hoeveelheden.

Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat de aannemer eerst schriftelijke toestemming van de directievoerder moet hebben voordat hij meerwerk uitvoert en er een kostenplaatje van dat meerwerk moet liggen. Dat er in overleg gezocht moet worden naar manieren om meerwerk met minderwerk te compenseren en dat de aannemer hier aan mee moet werken. Dat er, als er desondanks meerwerk kosten ontstaat, een aantal zaken die met de afwerking te maken hebben niet door de aannemer uitgevoerd wordt, enz.

Hetzelfde geld voor hogere kosten. Leg vast dat de aannemer het moet melden als een stelposten of verrekenpost hoger uit gaat vallen dan begroot was. Ook daarvoor kun je afspreken dat de aannemer mee moet werken met oplossingen om elders de kosten te drukken.

Spreek je hier niets over af dan is het vrijwel onvermijdelijk dat je aan het eind van de verbouwing met een fikse rekening voor meerwerk of hogere kosten geconfronteerd wordt. Ook kan de aannemer je 10% in rekening brengen van het minderwerk of meevallende kosten.

In alle gevallen is het slim om in je eigen financieringsplaatje, bovenop de aanneemsom, een bedrag te reserveren van minimaal 5% van de aanneemsom voor onvoorziene kosten, meerwerk, enz.

Betalingsschema:

Kom een aantal betalingstermijnen overeen en bepaal in welk stadium de verbouwing moet zijn voor een termijn wordt uitbetaald. Betaal de een-na-laatste termijn nooit voordat de aannemer echt met alles klaar is (inclusief afwerking e.a.). Spreek daarnaast een onderhoud-termijn af, bijvoorbeeld van drie maanden, waarna bekeken wordt of er in de praktijk alsnog gebreken opduiken. Betaal deze termijn pas als gebleken is dat er geen gebreken zijn of deze gebreken door de aannemer verholpen zijn.

Planning:

Kom overeen wanneer de verbouwing begint, hoe lang de verbouwing gaat duren en wanneer de aannemer uiterlijk klaar moet zijn. Eventueel kan je, bijvoorbeeld als je veel voor tijdelijke herhuisvesting betaald, een boeteclausule opnemen om ervoor te zorgen dat je niet teveel schade oploopt als de bouw later dan overeengekomen af is.

Bouwvergaderingen

Leg vast hoe vaak er bouwvergaderingen zijn. Tijdens de bouw moet regelmatig door de belanghebbenden vergaderd worden om de voortgang te bespreken en beslissingen te nemen. Dit worden bouwvergaderingen genoemd. Hierbij zijn meestal aannemer, uitvoerder, directievoerder en opdrachtgever aanwezig. Indien nodig kunnen ook onderaannemers of anderen het gezelschap completeren. Heel belangrijk is het om dergelijke vergaderingen goed te (laten) notuleren en deze notulen aan het begin van de volgende vergadering door alle partijen te laten ondertekenen. Als de notulen door alle betrokkenen ondertekend worden zijn dit namelijk rechtsgeldige stukken waarop je, als er later iets mis gaat, altijd een beroep kunt doen.

VERBOUWEN EN ZELFWERKZAAMHEID

Als je tijdens een verbouwing ook een aantal dingen zelf wil doen (zelfwerkzaamheid) moet je met de aannemer en architect afspraken maken over hoe die zelfwerkzaamheid in de verbouwing ingepast wordt. Goede afspraken hierover voorkomen onduidelijkheid, stagnatie tijdens de bouw, het afschuiven van verantwoordelijkheid en uiteindelijk ook financiële tegenvallers. In de praktijk zal tijdens de wekelijkse of tweewekelijkse bouwvergadering tussen de directievoerder, de aannemer en een vertegenwoordiger van de groep (coördinator) die meewerkt overlegd moeten worden over de voortgang van het werk te bespreken, de werkverdeling, enz.

Er is een aantal mogelijkheden om zelfwerkzaamheid in te passen:

Meewerken:

De verbouwing gebeurt op budgetbasis. Tijdens de verbouwing werk je met de aannemer mee. Je neemt bijvoorbeeld sloop en sjouwwerk voor je rekening, houdt de bouwplaats schoon, doet boodschappen, zet koffie, doet het en neemt andere klusjes voor je rekening. Hierdoor bespaar je de aannemer uren. Zo zorg je er voor dat er meer gedaan kan worden voor hetzelfde geld of dat hetgeen gebeurt goedkoper uitvalt dan als alleen de aannemer zou werken.

Nadeel hiervan is dat van te voren niet vast staat hoeveel je bespaart. Je moet afwachten hoe effectief je werkt en hoeveel je al doende bespaart. Je kunt proberen op deze manier meerwerk te compenseren. De uiteindelijke bedoeling is natuurlijk dat de verbouwing hierdoor goedkoper uitvalt, waardoor je huren lager kunnen worden. Dit wordt ook wel inverdienen genoemd. Om te zien of je zelfwerkzaamheid oplevert wat je gehoopt had, moet je afspreken dat het effect van de zelfwerkzaamheid meegenomen wordt in de wekelijkse rapportage van de aannemer. Daarnaast is het nadeel van deze manier van werken dat het vaak niet echt bevredigend werk is en je niet zo veel tastbaar resultaat ziet van je werk.

Aangenomen werk:

Ook met aangenomen werk kun je, als de aannemer hiermee akkoord gaat (dit kan je al opnemen in het bestek), op bovenstaande manier met inverdienen werken. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat een aantal zaken in zelfwerkzaamheid gebeurt waardoor tegenvallende stelposten en andere meerwerk gecompenseerd kan worden of er uiteindelijk door de aannemer iets meer gedaan wordt dan in eerste instantie gepland was (dit is echter zelden het geval). Spreek ook in dit geval af dat de aannemer rapporteert wat door zelfwerkzaamheid bespaard wordt.

Zelfwerkzaamheidbegroting:

Het principe van werken met een zelfwerkzaamheidbegroting is vrij simpel. Je haalt bepaalde zaken weg uit aannemersbegroting en geeft daarvoor dus geen opdracht aan de aannemer. Als een architect bij de verbouwing betrokken is zal je dat over het algemeen in heel nauw overleg met de architect doen of zal hij daarvoor voorstellen kunnen doen.

Hierdoor bespaar je de loonkosten en opslagen (een percentage dat de aannemer berekent over de materialen die hij gebruikt, in totaal 17 tot 20%). Je bent dan zelf verantwoordelijk voor het bestellen van het materiaal en het goed uitvoeren van het werk.

De materiaalkosten die begroot waren verplaats je naar een zogenaamde zelfwerkzaamheidbegroting (zie verderop).
Op de lijst van werkzaamheden die je uit de aanneembegroting gehaald hebt kan je ook je werkplanning baseren. Per klus kan je op het aantal uren dat je uit de aanneembegroting weggehaald hebt, het aantal uren baseren dat je er in zelfwerkzaamheid mee kwijt zal zijn. Daarbij is het heel belangrijk om een reële verhogingsfactor op het aantal uren los te laten. Het personeel van een aannemer zal vrijwel altijd sneller werken dan vrijwilligers, hoe ervaren ze ook zijn met klussen. Het aantal uren dat de aannemer heeft begroot zal je, afhankelijk van het soort klus, met een factor 1,5 tot 2,5 moeten verhogen. Gemiddeld zal dat op minimaal 2 uit moeten komen, meestal eerder op 2,5. Daarnaast moet je extra uren inplannen voor werkoverleg, inrichten en schoonhouden van de bouwplaats en het doen van inkopen.

Bij het werken met een zelfwerkzaamheidbegroting is een goede coördinatie met de aannemer een vereiste. Een verbouwing kent meestal een logische volgorde waarin de werkzaamheden verricht worden. Als je in zelfwerkzaamheid delen van het werk op je neemt moet je er voor zorgen dat het werk klaar is voor de aannemer met de volgende stap bezig gaat. In de praktijk komt zo'n werkverdeling er op neer dat je voor de aannemer uit en achter hem aan werkt. Moet de aannemer op jou gaan wachten omdat je nog niet klaar bent dan kost dat handen vol geld en kun je het hele effect van zelfwerkzaamheid teniet doen.

Voor je werkzaamheden uit de aannemersbegroting haalt moet je je dus afvragen of je het werk aan kan (zowel technisch als qua menskracht/uren), of je het klaar krijgt in de periode die daar in de werkplanning voor staat en of de onderdelen die je voor je rekening neemt zo over de bouwperiode verspreid zijn dat je het totaal aan kunt.

Twijfel je daar aan dan kun je het werk het beste niet uit de aannemersbegroting schrappen. Als je alleen de afwerking (bijvoorbeeld wat schilder- en stukadoorswerk) voor je rekening neemt zal dit minder een probleem zijn. Voordeel van deze manier van werken is dat je tastbaar resultaat ziet van de klussen die je voor je rekening hebt genomen en financieel precies weet welke voordelen het heeft opgeleverd.

In de praktijk wordt vaak een combinatie toegepast van het weghalen van een aantal klussen uit de opdracht aan de aannemer en het meewerken met de aannemer. In alle gevallen is het slim om vooraf een aantal dingen zwart op wit te zetten of door te praten; te weten:

Verzekering:

Door wie worden de vrijwilligers en mogelijke schade die ze aanrichten verzekerd? Dit kan tot op zekere hoogte meestal binnen de CAR-verzekering van de aannemer. De CAR dekt schade aan het bouwwerk en de omgeving, hierin kan meestal ook het risico afgedekt worden dat vrijwilligers schade aan het bouwwerk toebrengen. Daarnaast is het slim om voor een goede ongevallen-verzekering en WA-verzekering voor de opdrachtgever en medewerkers daarvan te zorgen.

Medewerking:

Dat de aannemer verplicht is om medewerking aan zelfwerkzaamheid te verlenen en dat tijdens de bouw nog besloten kan worden delen van het aannemerswerk naar ZWH te verplaatsen, wat vervolgens als minderwerk beschouwd zal worden.

Gereedschap/materiaal:

Wie zorgt voor het gereedschap en materialen voor hetgeen in zelfwerkzaamheid gebeurt? Neem hiervoor een reële post op en zorg voor goed gereedschap. Niets is zo frustrerend als werken met slecht gereedschap.

Botsingen:

Hoe je omgaat met eventuele botsingen tussen bouwvakkers en zelfwerkers. Naar wie moeten mensen toestappen als er problemen zijn? De directievoerder kan daarvoor bijvoorbeeld aanspreekpunt zijn.

Garanties:

Welke garanties geeft de aannemer op onderdelen van het werk die (deels) in zelfwerkzaamheid zijn uitgevoerd? Bij onderdelen die uitsluitend in zelfwerkzaamheid zijn uitgevoerd kun je moeilijk van een aannemer verwachten dat hij garanties geeft voor de kwaliteit van het werk. Voor werk dat uitsluitend door de aannemer is gedaan kun je dat natuurlijk wel verwachten. Voor onderdelen die deels in zelfwerkzaamheid en deels door de aannemer zijn uitgevoerd ligt dat gecompliceerder. Leg per onderdeel dus vooraf vast welke garanties de aannemer geeft. In sommige gevallen is dit een overweging die belangrijk kan zijn voor de vraag of je iets zelf doet of uit laat voeren.

Onderlinge afspraken en communicatie

Als je besluit om zelf in de verbouwing mee te draaien zal je niet alleen afspraken met de instanties en bedrijven moeten maken. Goede onderlinge afspraken zijn minstens even belangrijk. Meestal legt een verbouwing een behoorlijke druk op een groep.

Allerlei onbekende dingen moeten geregeld worden, de een werkt makkelijker in de bouw dan de ander, om nog maar niet te spreken van de financiële- en werkdruk waar ook weer verschillend mee omgegaan wordt. Vaak kost het na verloop van tijd veel moeite om nog begrip voor elkaar en die verschillen op te brengen.

Voor een deel kun je daar iets aan doen door vooraf goed te praten over hoe iedereen in die verbouwing wil staan, hoeveel tijd iedereen er in wil steken, wat of welke onderdelen mensen aan willen gaan en hoe je elkaar op dingen aan gaat spreken.

Aangezien je niet alles kunt voorzien is het goed om tijdens zo'n verbouwing niet alleen over praktische zaken te vergaderen. Trek bijvoorbeeld iedere vrijdagmiddag uit om met een pilsje in de hand eens rustig te babbelen over de verbouwing, over hoe het onderling gaat, ergernissen, enz. Dat kan voorkomen dat spanningen ontstaan of oplopen. Het zou niet de eerste keer zijn dat een groep knalt nog voor de verbouwing van hun pand is afgerond.

Dat wil natuurlijk niet zeggen dat je elkaar nergens op aan kunt spreken, integendeel. Je moet het evenwicht zoeken en vasthouden tussen elkaar aanspreken, onderling het nakomen van verantwoordelijkheden eisen en desondanks begrip opbrengen voor elkaar.Als iemand er echt doorheen zit kun je iemand beter voor een paar dagen naar huis sturen om uit te rusten. Uiteindelijk levert dat meestal meer op dan iemand die zichzelf op het tandvlees naar een bouw toe blijft slepen.

Daarnaast kun je een aantal praktische zaken regelen en een taakverdeling maken. Basisdemocratie is leuk maar tijdens een bouw uitermate onpraktisch (en op termijn daardoor duur).

Coördinatie

In de praktijk werkt het vaak het beste als twee mensen verantwoordelijk zijn voor de werkplanning, coördinatie (met de aannemer/directievoerder) en gereedschap- en materiaalinkoop. Voor één iemand is dit een hele zware verantwoordelijkheid, bovendien wordt je snel te afhankelijk van één persoon. Op deze manier is voor iedereen duidelijk wie aanspreekbaar zijn, wie het overleg voeren en 's ochtends vertellen wat er moet gebeuren.

Als iedereen in een groep hiervoor (mede)verantwoordelijk is ontstaat er snel een situatie waarin de aannemer e.a. niet meer weten wie ze aan moeten spreken en er veel onnodige discussies ontstaan over het werk dat gedaan moet worden.

Met een hele groep is het ondoenlijk om iedereen continue op de hoogte te houden van de vele technische beslissingen die tijdens een bouw genomen moeten worden. Dat zijn vaak beslissingen die voortkomen uit technische eisen, de (on)mogelijkheid om iets op een bepaalde manier te doen, het al dan niet op tijd leveren van materiaal, de weersomstandigheden, enz.

Iedere morgen iedereen op de hoogte brengen van dit soort overwegingen, doorpraten waarom je welk werk aanpakt en wie wat gaat doen kost stomweg te veel tijd.

Het beste is het als deze coördinatoren over voldoende bouwkennis beschikken zodat ze het overleg met andere betrokkenen goed kunnen voeren, zelf zo goed mogelijk het werk kunnen indelen/voorbereiden en het liefst ook praktisch aan andere vrijwilligers duidelijk kunnen maken hoe iets gedaan/aangepakt moet worden, met welk gereedschap en welke materialen. Als dat het geval is bespaar je enorm op de hoeveelheid tijd die de 'professionele' mensen van de aannemer met de zelfwerkzaamheid bezig zijn. Op den duur kan dat kapitalen schelen. Het beste is als de professionals van bedrijven helemaal niet met zelfwerkzaamheid bezig zijn.

Heel belangrijk is het dat deze coördinatoren zich er tijdens de bouwperiode van bewust blijven dat ze groepsleden zijn en zo goed mogelijk moeten blijven communiceren, uitleggen en hun beslissingen en opstelling blijven bespreken/verantwoorden. Een beetje goede communicatieve eigenschappen kunnen dus geen kwaad.

Belangrijke en verstrekkende beslissingen zullen natuurlijk door de hele groep besproken moeten worden. Andere groepsleden moeten zich er tijdens de bouwperiode van bewust blijven dat die coördinatoren een extra verantwoordelijkheid hebben en het daardoor nogal eens zwaar kunnen hebben.

Bij grote verbouwingen waar veel in zelfwerkzaamheid gedaan moet worden is het twijfelachtig of de coördinatie wel door vrijwilligers of groepsleden gedaan kan worden. Dat kan alleen als er mensen in de groep zijn met voldoende kennis, ervaring en tijd om de coördinatie van het geheel aan te kunnen. Bij verbouwingen waar heel veel in zelfwerkzaamheid moet gebeuren zijn er dan ook vaker professionals ingehuurd om de rol van coördinator te vervullen. Bijkomend voordeel is dat deze mensen geen onderdeel van de groep zijn en daardoor in de groep een neutralere plek in kunnen nemen.

Budgetbewaking

Financieel inzicht en een strikte budgetbewaking zijn in een verbouwing met zelfwerkzaamheid minstens even belangrijk als goede onderlinge afspraken. Ook in dit geval is het het beste om twee mensen hiermee te belasten. Helemaal het beste is het als één van deze mensen ook met de coördinatie bezig is. De 'coördinator' weet hoe ver iets gevorderd is en welk materiaal voor welke klus gekocht is.

Als de financiën goed bijgehouden worden (minimaal een keer per week) kun je zien of je op een bepaald onderdeel over het zelfwerkzaamheidbudget heen schiet of juist goedkoper uit bent.

Hierdoor kun je beslissingen over meer- en minderwerk binnen de zelfwerkzaamheid nemen die ergens op gebaseerd zijn. Doe je dat niet, dan loop zelfwerkzaamheid financieel gezien snel uit de klauwen en bereik je, hoe hard je ook werkt, niet wat je wil bereiken.

Daarbij vergemakkelijkt dit soort inzicht ook het overleg met de directievoerder/aannemer over meer- en minderwerk van de aannemer, stelposten en andere onvoorziene zaken.

Heel belangrijk is het om, als je met een zelfwerkzaamheidbegroting werkt, een behoorlijke post 'onvoorzien' op te nemen waaruit je een aantal onvoorziene tegenvallers binnen de zelfwerkzaamheid op kunt vangen.

Daarnaast moeten er, voor zover van toepassing, posten opgenomen worden voor de aanschaf en/of huur van gereedschap, containers, steigers, inrichting van schaftruimte, coördinatie en dergelijke.

Bepaal voor de verbouwing heel precies voor welke kosten de vereniging/opdrachtgever voor de kosten opdraait en wat door de bewoners/gebruikers zelf gefinancierd moet worden. Tenslotte is het slim om vooraf te bepalen of je een post voor eten e.a. opvoert of dat iedereen daar zelf voor opdraait. Ook dat kan anders onverwacht hoog oplopen.

Een paar praktische tips:

- zorg voor vaste werk- en schafttijden;

- begin gezamenlijk met een kop koffie en verdeel het werk;

- maak iedereen duidelijk dat ze zo min mogelijk de (mensen van) de aannemer om hulp of advies moeten vragen, zorg ervoor dat er altijd iemand met voldoende bouwkennis aanwezig is om de mensen advies te geven en te helpen;

- zorg voor goede secundaire arbeidsvoorwaarden (eten/drinken/muziek);

- zorg voor een schone schaftruimte;

- zorg voor voldoende beschermingsmateriaal als werkschoenen, handschoenen, stofmaskers, antifonen, enz;

- zorg voor de aanwezigheid van voldoende EHBO-spullen en het adres van de dichtstbijzijnde arts;

- hang belangrijke telefoonnummers als ambulance, brandweer, enz. naast de telefoon;

- zorg ervoor dat gevaarlijk gereedschap als zaagtafels, cirkelzagen, enz. alleen gebruikt wordt door mensen die weten wat ze doen en de veiligheidsvoorschriften in acht nemen;

- zorg voor goed gereedschap en materiaal, niets is zo frustrerend als werken met slecht gereedschap of slechte materialen;

- zorg voor voldoende gereedschap (beter een hamer te veel dan mensen die iedere dag op 'elkaars hamer' moeten wachten);

- bewaar gereedschap overzichtelijk en op een vaste plek;

- zorg dat gereedschap na iedere klus en aan het eind van iedere dag teruggebracht wordt;

- neem regelmatig de voorraad materialen op en zorg dat er voldoende is om vooruit te kunnen;

- bewaar materialen op een overzichtelijke geordende manier (verschillende plaatsen voor verschillende soorten materiaal;

- hou materiaal van de aannemer en zelfwerkzaamheid uit elkaar;

- zorg dat materiaal na iedere klus en aan het eind van iedere dag teruggebracht wordt;

- ruim minstens een keer per week de hele bouwplaats goed op;

- zorg dat in de ruimtes waar gewerkt wordt voldoende plaats is om te werken (bouwen = sjouwen);

Kortom, investeer tijd in kleine dingen die er voor zorgen dat het overzichtelijk blijft en iedereen zo prettig en veilig mogelijk kan werken. Het belangrijkste: hou met elkaar de lol er in.